命裡有時終須有

我的秘書真的是一個很盡責的秘書，常常幫我做些瑣碎的事、提點我東西的 deadline 或處理程序。可是盡責歸盡責，她是那種不懂得多走一步的人。我的意思是，她沒有那種 sense 或者小聰明，多想一下多走一步，把工作做得更好，使我更安心更倚重她。常常覺得自己去弄一弄還比較快；交給她去做我要寫個詳細的便條交代，那些時間足夠我自己傳真或寄出信件了。

簡單的例如是把資料發給合作的公司，為了省時方便，我們有 99.99% 的時間都會用傳真的。但是好幾次我不小心沒有寫清楚，秘書就會來問我想要用傳真還是郵寄的 (os：... ...)。

例如秘書會把部門收到的 client 的文件分給各同事處理，每人都有自己負責的一些 client。早陣子同事 J 放產假，我們要分擔她的工作。同事 J 放完產假回來，我仍然收到屬於她 client 的文件，因為 vendor 還以為我在負責處理就寫「attn: Nikie」，秘書看到我的名字想都不想就放到我的 inbox 裡 (os: 上面有 client 的名字耶... 何況三個月前上司就豁免我處理這同事 J 的 client，換去處理也在放產假的同事 L 的 client... )。

例如我們約了 client 會面後會發一份通知的信件，秘書把時間日期輸入在預設的信件 template 然後寄出去。有好幾次我在 client 家看到他們收到一式兩份中文和英文的信，而中文信上面是沒有輸入時間日期的，是個空白的 template (os：那她以為我要寄個中文的信去是為了甚麼呢...)。

複雜的例如是 filing，我的桌子有兩個大抽屜，我按 client 的姓氏把看過或做完的文件放到每個人的 folder，然後她偶爾會幫我把文件紙張歸到 client 的 case file 裡置在不同的 tab。filing 需要花上很多時間，有的時候她不能一天之內完成，就會留到下一次我離開 office 的空檔再去做。秘書每次都從 A 開始，然後大概停在 M 到 P 段，永遠都到不了 Y 和 Z。Y 和 Z 是「楊」、「余」、「張」、「趙」、「周」之類的姓氏，「楊」、「余」、「張」、「趙」、「周」的 client 永遠都有一大堆資料堆積在抽屜的 folder 裡。每次她幫我做完 filing 我都會發個感謝的 email，偶爾會提醒她下一次請從 Z 開始回頭做，她每次都說知道，然後下次就忘了。我就會很納悶，其實一打開抽屜就會見到 A 到 L 的部份總是比較閒沒有甚麼紙張，Y 跟 Z 是爆滿到不行，為甚麼秘書就沒有想過要反過來從 Z 開始做呢? 後來我想到，因為 A 到 M 的抽屜在上層，N 到 Z 的抽屜在下層，秘書慣性地一打開上層就開始埋頭苦幹，不曾想到把兩個抽屜都先打開看看狀況。

又例如是我生病沒能去上班，我一般都會早早七點鐘就打去留言告假，然後蒙頭大睡到中午。有些時候該天我本來約了和 client 見面的，就會想需要先打電話去說取消。可是我在家裡沒有 client 的聯絡電話，沒有辦法親自打去，就在留言裡要求秘書幫我打去取消。她偶爾會記得，偶爾忘記。有一次那位 client 是中國人，只講中文，秘書也沒有辦法幫我打電話，我就在留言裡說要她把 client 的電話用簡訊傳給我。appointment 是下午兩點，秘書早上十一點鐘的時候發了短訊來問我是不是要打去取消，然後又再發一個短訊說她快要出去午飯了我快點回覆不然她不知道要怎麼辦。我回傳問她要 client 的電話，她發了給我，我打去後，回簡訊給秘書告訴她我已經打去說好了。後來我想，為甚麼秘書不直接就在第一個短訊裡把 client 的電話傳給我呢? 萬一那天我睡死了連短訊的聲音都沒聽到，那秘書要怎麼辦呢? 既然她看我到十一點還沒有打回公司向她問電話，會擔心來不及，為甚麼不去找公司裡別的部門會講中文的同事稍微幫一下忙呢? (按：我也常常莫名奇妙地被別的部門叫去當翻譯啊...)

又例如是昨天我要去某個學校開會議，client 給我地址卻沒有說清楚是在哪一個 city，我在 alhambra 繞了好久好久都找不到地方。我打回去告訴秘書我迷路了不會去，求她幫我找那家學校的電話和地址。她在公司的系統裡找到那家學校，地址是對的，只是 city 是 san gabriel 而不是 alhambra。她找到一個電話給我，是我之前抄下試過卻是錯的號碼。然後我就再請她幫我找 client 的手機號碼，她就找到給我，然後就掛線了。我試著打那個手機號，沒有人接。已經遲了二十分鐘的我逼不得已繞道去 alhambra 的 starbucks，借 wifi 用 ipod google 學校的電話打去，再 在 map 找 direction。九點的會議，我九點半才到達。我又想，為甚麼秘書不直接 google 那家學校的地址和電話呢?

我知道秘書幫我做 filing 已經很辛苦了，懷孕的她還要動來動去走來走去拿這個放那個，我看了都心疼。我知道 client 是講中文的她沒有辦法幫我打電話，能記得及時給我發短訊提醒我已經很好了。我知道她是不會幫我看地圖教我怎樣走的，能夠幫我查到學校或 client 的電話已經是幫很大的忙了。我知道她也不能算是我的下屬啊，她只是幫我做點 administrative 的事，不能算是我在她之上啊。我安慰自己，說並不是每一個人都能夠處理俐落靈敏，懂得體貼別人的需要，甚至是讀心。

所以命裡無時... ...